Elektronik Belge Yönetim Sistemi

OLGU EBYS

Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği,gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur. Elektronik belge yönetimi , fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.

EBYS‘ ler ile yapılmaya çalışılan kayıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir. Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye’nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.

EBYS ile Ne Yapılabilir?

Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .
Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .
Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.